Si quieres que tu empresa sea eficiente y productiva es el momento de implementar una estrategia de ahorro administrativo. Debemos centrarnos en la disminución de los gastos para lograr este propósito. Además estos gastos en los que centraremos nuestra atención. Son conocidos como gastos generales o de administración.Y constituyen la segunda partida de gastos más importante en la contabilidad de las grandes y pequeñas compañías que se dedican a los servicios.

También se incluyen las empresas industriales y muchas otras. Un buen comienzo que no traerá la felicidad a muchos de los ejecutivos. Es recortar en la medida de lo posible los gastos en estas partidas. Que en la mayoría de los casos supera el 18 % de los gastos de la entidad.

¿Cómo implementar el ahorro administrativo?

Implementar una estrategia de ahorro administrativo no es recortar porque sí. Hay que trabajar a fondo con estas partidas de gastos. Lo primero que haremos es listar las partidas.

• Gastos energéticos
• Gasto de representación (viajes,hospedaje, taxis, otros gastos)
• Suministros
• Combustible
• Mensajería
• Publicidad
• Software y aplicaciones
• Instrumentos de oficina
• Teléfono
• Alquiler de locales
• Envíos
• Dietas y pasajes

Hay que listarlos todos y tener claros los conceptos por los cuales se utilizan. Una vez listados anteponiendo los de mayores costes al inicio. Sumamos los gastos más significativos hasta tener el 75 u 80 % del gasto identificado y comenzaremos con ellos.

Ya habiendo determinado cuáles son las partidas que generan el 75 u 80 % del gasto. Nuestro siguiente paso será definir las estrategias que nos ayudarán a deshacernos de los costes superfluos. Esta vez nos referiremos a dos gastos elementales.

Gastos de representación y viajes.

Quizás estemos de acuerdo en que esta es una de las partidas de gastos que suele sobregirarse en muchas entidades. Esta partida tiene un gran impacto a la hora de definir una política corporativa de gastos. Esta partida incluye los viajes, gastos de transporte, de gasolina, hospedaje etc.

Lo primero que haremos será.

• Elaborar la nueva política corporativa (respecto a los cambios) y comunicarla a todos los niveles de la administración.
• Concienciar al personal y comprometerlo con las nuevas iniciativas (se podría eliminar el 35% de los viajes o convoyarlos. Enviando al mismo tiempo a personas que van a efectuar diferentes trabajos a un mismo lugar)
• Se debe anticipar la contratación.
• Ahorrar los gastos de gestión en la medida de lo posible.
• Usar la gestión directa de los usuarios con la agencia externa usando procedimientos internos fiables y de auditoría (además puedes implementar el método de las Tarjetas Corporate). Estas tarjetas incorporan reglas de uso y auditoría que suprimen las viejas notas de gasto.

Gastos de energéticos

Podemos elegir dentro de las muchas herramientas capaces de moderar el consumo energético (luz, agua, internet, gas, teléfono, etc) El desafío además de planteárnoslo como un problema que afecta la rentabilidad. Está en hacer una investigación exhaustiva de las tarifas con mejores beneficios y que podríamos aplicar. Una vez elegido el proveedor adecuado. (no siempre usar el mismo proveedor de la competencia nos llevará a la meta) Tenemos que diversificar y buscar opciones rentables y eficientes.

No obstante no debemos olvidarnos del impacto medioambiental que pueden acarrear nuestras decisiones. Y los beneficios que trae aparejados el implementar una política de ahorro energético tanto para el medio ambiente como para la compañía. Esto puede suponer un ahorro de hasta un 20% en las facturas de suministro.

Estudios de Eficiencia energética elaborados por Gas Natural Fenosa. Han demostrado que el ahorro energético además de reducir las facturas de suministros. Podría lograr que se dejaran de emitir 19 millones de toneladas de Dióxido de Carbono. Esto supone un ahorro de energía de 27.000 GWh (lo que gastan todos los hogares de la comunidad Madrileña en un año)

Dadas estas explicaciones si necesitas ayuda para implementar una estrategia de ahorro administrativo; Con el propósito de aumentar la rentabilidad de tu negocio. Contáctanos en Afina Business Consulting. Somos especialistas en ahorro administrativo y te ofrecemos los menores costes del mercado.